Ce reprezinta acest obicei? Este metoda corecta de a delega astfel incat taskul sa fie finalizat la timp si sa indeplineasca standardul dorit in timp ce tu te ocupi de aspecte strategice.

Cui se adreseaza acest obicei? Tuturor celor care detin pozitii de leadership asupra unuia sau mai multor angajati.

5 obstacole depasite cu ajutorul acestui obicei

• Depasirea termenelor limita de catre angajati si parteneri
• Calitatea slaba a rezultatelor
• Intrebarile fara sfarsit ale angajatilor
• Lipsa predictibilitatii
• Micromanagementul taskurilor delegate

Primul film de groaza pe care l-am regizat vreodata

Prima mea experienta ca si lider indeplinea toate cerintele necesare unui film de groaza.

Echipa mea alerga dintr-un loc in altul precum o gramada de gaini decapitate, eram mai obosit decat un zombie iar fluxul de numerar al proiectului era un cosmar.

La 20 de ani preluasem organizarea unei conferinte internationale de la tipul de dinaintea mea care demisionase. La acea vreme nu aveam nici cea mai mica idee despre experienta dureroasa prin care urma sa trec.

Procesul de preluare a leadershipului a fost efectiv inexistent asa ca am ajuns sa am o echipa pe care nu am ales-o, formata din oameni demotivati de plecarea brusca a liderului anterior foarte indragit si, drept consecinta, mai multe borne ale proiectului au fost complet ratate.

Conferinta urma sa gazduiasca 120 de lideri din 13 tari asa ca miza era foarte mare.

La acea vreme credeam ca un lider extraordinar era cel care lucra cel mai mult, care conducea prin puterea exemplului si care se sacrifica de dragul proiectului.

Cat de mult puteam sa ma insel…

Uitandu-ma inapoi am facut aproape toate greselile posibile pe care un lider le poate face vis-a-vis de echipa sa si proiectul aferent.

Am invatat foarte multe, insa a durut ca naiba…

17 ani mai tarziu as face lucrurile complet diferit, bineinteles. Chiar si in prezent experienta respectiva mi-a ramas intiparita in minte intrucat mi-a deschis cu adevarat ochii cu privire la cum sa „nu” fac lucrurile.

Ceea ce este interesant este ca singurul lucru care mi-ar fi usurat foarte, foarte mult situatia atunci ar fi fost abilitatea de a delega intr-o forma structurata.

Daca mi-as fi alocat suficient timp pentru a vorbi cu fiecare dintre cei 28 de membri ai echipei mele si daca as fi incheiat cu fiecare un contract adecvat de delegare, atunci finalizarea proiectului ar fi fost floare la ureche.

Din acest motiv cred ca abilitatea de a delega in mod corect este una dintre cele mai importante (daca nu cea mai importanta) abilitati pe care un lider trebuie sa o stapaneasca. Din punct de vedere al productivitatii, perfectionarea acestei abilitati poate sa faca diferenta dintre o companie ultraperformanta si una in pragul falimentului. Daca eviti sa iti dezvolti aceasta abilitate, cu siguranta vei ajunge sa fii suprasolicitat, platit prost si extrem de frustrat.

Stiinta din spatele acestui obicei

Noteaza-ti urmatorul citat: „daca nu inveti cum sa delegi in mod corect vei ajunge in mod inevitabil sa suferi de epuizare mentala si fizica”.

Stapanirea abilitatii de a delega inseamna ca cei de la celalalt capat al delegarii sa simta ca sunt responsabili de taskul respectiv. Fara un transfer complet al responsabilitatii asupra rezultatului nu exista un proces de delegare.

Cel mai rapid mod prin care ii poti face pe oameni sa isi asume responsabilitatea este sa ii ajuti sa isi clarifice rezultatul, termenul limita si consecintele. Iar cel mai bun mod prin care o persoana isi poate asuma responsabilitatea asupra unui intreg proces este sa te asiguri ca respectiva persoana isi asuma ea singura aceasta raspundere. Asta pentru ca suntem mai receptivi fata de propria voce din capul nostru… decat fata de cea a altor oameni.

Asadar, urmeaza sistemul de mai jos si ajuta-ti angajatii sa isi asume intreaga responsabilitate asupra procesului si apoi da-te din calea lor! (citeste, de asemenea, si partea privind lucrurile pe care ar trebui sa le eviti)

Cum functioneaza?

100% responsabilitate pentru o singura persoana – Mai precis, spune-i persoanei catre care delegi ca este 100% responsabilitatea acesteia finalizarea taskului. Nu este responsabilitatea celor cu care va colabora pentru sarcina respectiva. Drept consecinta, scuze de genul „Nu am facut acel lucru pentru ca Gigel de la marketing nu mi-a dat designul la timp” nu vor functiona.

Clarifica rezultatul si noteaza-l – Da, stiu ca stii asta deja, scrie in multe carti de management, insa vreau sa repet doar ca sa fiu sigur. Clarifica alaturi de angajat care va fi rezultatul concret si vizibil al taskului. Atunci cand ajungeti la o intelegere comuna a rezultatului spune-i persoanei sa si-l noteze si, de asemenea, noteaza-l si tu.

Cere un termen limita – Da, ai citit bine – cere, nu oferi! Intreaba persoana cand va fi gata taskul. Si apoi intreab-o: de ce iti va lua atat de mult timp? Apoi intreab-o: poti termina taskul mai repede? Ulterior intreab-o: cum ai putea sa finalizezi taskul in jumatate din timp? In acest fel te asiguri ca termenul limita este corect si, in acelasi timp, ca cealalta persoana isi asuma responsabilitatea intrucat nu tu i-ai oferit termenul limita ci aceasta si l-a asumat singura.

Noteaza-ti termenul limita – Chiar in fata persoanei noteaza termenul in agenda ta si in fisa de delegare. Astfel persoana se va simti si mai responsabila intrucat stie ca si tu ti-ai notat care este termenul limita, asadar este real. Daca nu te afli fata in fata cu persoana si vorbiti la telefon, spune-i: „stai o secunda pentru ca vreau sa imi notez si eu termenul limita.”

Intreaba care vor fi consecintele – Din nou, intreaba, nu le stabili tu! Oamenii sunt mult mai receptivi sa respecte ce si-au stabilit ei insisi decat ce le spun altii. Apoi, pune-i urmatoarea intrebare: iti asumi 100% responsabilitatea asupra termenului limita pe care mi l-ai oferit? Raspunsul evident va fi „da”. Atunci intreaba: acum spune-mi care vor fi consecintele daca nu iti respecti termenul limita? Daca nu stie, ofera-i cateva optiuni: 10% scadere de salariu, sa lucreze peste program (chiar daca nu sunt de acord ca angajatii sa stea peste program).

Noteaza-ti consecintele – La fel cum ai facut si pentru termenele limita. Atunci cand o persoana vede ca iti notezi consecintele atunci nivelul acesteia de responsabilitate personala va creste, stiind ca a fost de acord cu respectivele consecinte.

Programeaza intalnirea urmatoare – Noteaza-ti data si ora urmatoarei intalniri in care veti discuta rezultatul taskului delegat. Chiar daca aceasta intalnire dureaza doar 5 minute este extrem de importanta pentru finalizarea cu succes a sarcinii delegate. Acea persoana va trebui sa se intalneasca din nou cu tine – fata in fata – si va vedea agenda sau fisa de delegare in care ti-ai notat termenul limita si consecintele.

Exemple de practici corecte si incorecte

• Sa ii spui persoanei cum sa isi faca treaba
• Multi antreprenori si manageri au aceasta compulsie de a le explica expertilor cum sa isi faca treaba. Iar expertii urasc acest obicei. Nu cadea in capcana de a crede ca tu stii mai bine cum trebuie ei sa-si faca treaba. Daca intr-adevar stii mai bine atunci ai angajat persoana nepotrivita.

• Sa fii prea disponibil
• Majoritatea antreprenorilor din noua generatie au tendinta sa isi ajute prea mult angajatii. Ajutorul oferit este un lucru bun insa, in anumite cazuri, acesta este dus in extrema. Mai precis, daca persoana careia i-ai delegat taskul te suna sau iti trimite email de 3 ori pe zi cu privire la sarcina respectiva, atunci este complet neproductiv. Spune-le angajatilor ca, daca au intrebari, sa ti le trimita intr-un singur email pe zi. Nu te pot suna. De ce? Intrucat daca problema este cu adevarat importanta atunci te vor suna. Insa de cele mai multe ori problemele nu sunt atat de importante sau conditionate ca si timp, si le pot rezolva de unii singuri.

• Sa o iei personal
• Nu delega taskuri catre angajati din planul personal. Adica nu utiliza exprimari de genul „fa asta pentru mine”, „trebuie sa iti cer o favoare”, „este foarte important pentru mine”, sau ceva similar. Nu vreau sa detaliez foarte mult acest aspect insa tine minte urmatorul lucru: atata timp cat persoana este platita pentru timpul sau si face ceea ce iubeste, atunci nu iti face niciun favor. Nu vreau sa fiu rautacios insa, daca nu iei aceasta sugestie in serios, vei ajunge in situatia de a avea foarte multe persoane care ti-au facut favoruri pe care trebuie sa le rasplatesti cumva, iar aceasta situatie nu este buna pentru nimeni.

• Sa ierti
• Nu iti spun sa te enervezi pe o persoana atunci cand rateaza un termen limita (din nou, nu o lua personal) insa ceea ce vreau sa iti spun este ca, daca ai agreat anumite consecinte, atunci aplica-le. Altfel, risti ca angajatii tai sa nu ia in serios termenele limita si consecintele. Spre exemplu, odata un angajat a venit la mine si mi-a spus ca nu a putut finaliza taskul intrucat a avut un deces in familie. O astfel de situatie iti va testa limitele si este posibil sa te determine sa iti incalci propriile reguli. Ce am facut in situatia respectiva a fost sa ii reduc salariul angajatului cu 50% (intrucat aceasta era consecinta agreata) si apoi i-am oferit un bonus de 100% pentru acoperirea cheltuielilor funerare.

• Sa nu te tii de promisiuni
• Daca te tii 100% de promisiunile pe care le faci angajatilor, atunci poate si acestia vor face la fel. Daca iti respecti 90% din promisiuni atunci angajatii tau isi vor respecta mai putin de 50% din promisiunile proprii.

• Sa nu aplici regulile de fiecare data
• Este ca si cum ai spune ca ai citit prea multe carti si ca nu mai ai nevoie sa citesti. Tine minte ca aplicarea regulilor este mai importanta pentru angajatii tai decat pentru tine.

• Sa nu aplici modelul pentru taskurile mici
• Stii cand taskurile mici devin taskuri mari? Atunci cand nu le delegi in mod adecvat. Daca acea sarcina mica este realizata prost sau predata tarziu, atunci aceasta va necesita de doua sau chiar de trei ori mai multe resurse decat avea nevoie la inceput.

• Sa schimbi regulile intrucat angajatilor tai nu le convin la inceput
• Nimanui nu-i plac termenele limita si consecintele. Daca esti lider trebuie sa traiesti cu aceasta situatie. Rolul tau nu este sa fii placut de angajatii tai tot timpul ci sa iti faci clientii fericiti si sa iti determini angajatii sa isi depaseasca limitele pe care si le-au setat singuri. Nu este ceva usor de facut intrucat, daca ar fi fost, toata lumea ar face-o.

Template obicei

Printeaza 50 de exemplare ale modelului de mai jos si tine-le la indemana la tine in birou. De fiecare data cand trebuie sa delegi un task foloseste o astfel de fisa. Astfel te asiguri ca fiecare sarcina delegata va fi finalizata la timp si fara batai de cap.