“Nu lăsa ceea ce nu poţi face să interfereze cu ceea ce poţi face.“
–John Wooden
Un secret al productivităţii, alături de ceea ce pui ca priorităţi pe lista de „to do“ este lista de „to NOT do“ adică lucrurile de refuzat sau de stopat.
O metaforă bună este că nu poţi bea vin dintr-un pahar plin cu apă. Trebuie să goleşti apa ca să poţi turna vin.
La fel, dacă programul tău e plin cu lucruri de făcut care îţi ocupă tot timpul, nu ai cum să introduci activităţi cu valoare adaugată mai mare.
Transformare
Ceea ce am constatat în multe dintre sesiunile mele de coaching pe productivitate este că prea multe persoane au în agendă taskuri care le-au fost delegate şi la care nu au putut spune „nu“ deşi nu era jobul lor direct sau deja erau supra-încărcate cu alte priorități.
Şi nu doar că nu au spus „nu“ la momentul oportun, dar au şi promis termene complet nerealiste.
Consecinţa?
S-au oprit din ceea ce îşi propuseseră să facă (activităţi cu valoare adăugată mare) ca să termine activităţi cu valoare adăugată mică delegate de superiori într-un timp foarte scurt.
Asta a presupus ore suplimentare, certuri acasă cu familia, timp redus pentru relaxare şi aşa mai departe…
Toate acestea puteau fi evitate cu… un Refuz productiv!
Hai să îţi arăt concret la ce mă refer.
Implementare
Mod de practicare:
1. Niciodată să nu răspunzi la o solicitare fără să-ţi consulţi în prealabil agenda cu activităţile deja planificate. Altfel, fii pregătit să accepţi consecinţele…
2. Oferă alternative de timp la solicitarea primită. Întotdeauna ia în calcul o marjă de siguranţă pentru a putea finaliza taskurile care sunt deja programate în agenda ta.
3. Când oferi alternative, ţine cont de nivelul de pe care vine solicitarea. Acordă-i un interval de timp în funcţie de nivelul de prioritate atribuit. Foarte puține taskuri sunt Importante ȘI Urgente!
4. Stabileşte cu toţi cei care îţi deleagă în mod obişnuit, să îţi dea în fiecare caz un termen de livrare de cel puţin 24 de ore. Astfel, vei întrerupe stilul „pompieristic“ care generează erori şi calitate sub-mediocră.
5. Nu îţi asuma ce nu crezi că poţi livra la termenul solicitat. Nu accepta niciodată un task folosind cuvintele: „voi încerca“, pentru că toată lumea va avea de pierdut:
– cel care a delegat, pentru că speră că va fi gata
– tu, pentru că te dai peste cap şi vei avea un consum foarte mare de resurse în timp ce NU finalizezi ce ţi-ai planificat ca fiind prioritar!
Sustenabilitate
Atenţie la:
– Solicitările „urgente“ care nu te privesc direct. Redirecţionează cererile către persoanele potrivite pentru acel task.
– Colegii care nu se organizează corespunzator şi „pasează” apoi celorlalţi taskul la pachet cu stresul.
Fii ferm şi nu te lăsa dus de „dramatismul“ celor cu avânt pompieristic.
Dacă se perpetuează soluţia „doar de data asta“ este o reţetă sigură de eşec pe termen lung.
Și ca să nu negociezi cu tine în defavoarea ta, ia-ți te rog câteva minute să îți amintești:
1. Cazul A: Ți-a fost delegat un task
– Care au fost 3 momente din trecut în care nu ai practicat „refuzul productiv“?
– Ce costuri ai avut de suportat?
– Ce s-ar fi întâmplat dacă practicai atunci „refuzul productiv“?
2. Cazul B: Tu ai delegat un task
- Care au fost 3 momente din trecut în care tu ai delegat un task altei persoane iar aceasta a zis „încerc“ şi nu a livrat la termen?
- Care au fost consecinţele pentru tine?
- Ai fi putut proceda altfel?
Acest Sistem este util și necesar atât pentru cei cărora li se deleagă taskuri dar și celor care deleagă altora sarcini de executat.
Cuvântul cheie pentru acest Sistem este “asumare”
Îmi asum să spun “nu” – dacă e cazul, și să nu preiau cartoful fierbinte de la altcineva care nu și-a făcut treaba.
Îmi asum să dau un termen realist – dar pe care să îl respect 100%
Îmi asum să mă organizez și să fac taskul în mod predictibil fiind perfect conștient că alții depind de munca mea.
Germanii au o zicere: “Ein Mann, ein Wort” (trad. “Un om, un cuvânt)
Cuvântul dat este bunul relațional cel mai de preț pe care îl ai!
Respectarea cuvântului dat a devenit un lucru din ce în ce mai rar… (din păcate)
Prin faptul că tu îți ții cuvântul dat și faci tot ce ține de tine să îți livrezi promisiunile făcute – te pune într-o categorie aparte și vei fi valorizat incredibil de mult.
Cuvântul dat este o formă de integritate profundă și asta spune foarte multe despre caracterul tău.
Spune “nu, dar…” atunci când e cazul în timp ce dai termene și opțiuni pe care le poți livra, și ori de câte ori spui DA la ceva… “your word is bond” (Cuvântul tău e de fier)
Îți doresc să fii cu adevărat un OM de CUVÂNT și să ai parte în viața ta de cât mai mulți OAMENI de CUVÂNT!
BE a 5AM Hero!
Dan-Designer-de-Sisteme-pentru-Viață-și-Business
