“Timpul este cea mai prețioasă resursă pe care o avem. Modul în care îl investim determină calitatea vieții noastre.” – Jim Rohn
Ți s-a întâmplat vreodată să ai o zi plină de ședințe și întreruperi, doar pentru a realiza la final că nu ai avansat deloc în proiectele tale importante?
Sau poate ai avut zile în care ai fost complet absorbit în a crea ceva, doar pentru a fi constant întrerupt de solicitări și întrebări?
Dacă răspunsul este da, nu ești singur.
Și s-ar putea să fie din cauza unui conflict fundamental între două tipuri foarte diferite de program: cel al managerului și cel al creatorului.
Transformare
În 2009, investitorul Paul Graham a publicat un eseu intitulat “Maker’s Schedule, Manager’s Schedule” care a deconstruit diferența dintre creatori și manageri și importanța de a le permite să existe în propriile lor ritmuri într-o organizație.
Ideea este simplă, dar profundă:
Creatorii și managerii operează pe tipuri de programe foarte diferite, iar încercarea de a le forța într-un singur tipar duce la frustrare și ineficiență pentru toată lumea.
Pentru a-ți codifica eficient activitățile în cele 4 tipuri de timp, pune-ți următoarele întrebări:
1. Este o activitate de gestiune, coordonare sau comunicare?
→ Timp de Management
2. Este o activitate în care creez, construiesc sau dezvolt ceva nou?
→ Timp de Creație
3. Este o activitate în care absorb, învăț sau descopăr informații și idei noi?
→ Timp de Consum
4. Este o activitate în care reflectez, analizez sau generez idei și strategii?
→ Timp de Ideație
Odată ce ai clasificat activitățile, analizează-ți consumul de resurse:
Timp:
Cât timp aloci fiecărui tip de activitate? Este o distribuție optimă?
Energie:
Ce activități îți consumă cea mai multă energie? Dar care îți dau energie?
Atenție:
Ce activități necesită cel mai mult focus și concentrare? Le acorzi atenția cuvenită?
Impact:
Care activități au cel mai mare impact asupra rezultatelor și creșterii tale? Primesc suficiente resurse?
Bazat pe aceste răspunsuri, poți face ajustări pentru a-ți optimiza alocarea resurselor.
Poate fi nevoie să redistribui timpul, să prioritizezi diferit activitățile, să delegi sau să elimini sarcini care nu aduc valoare.
Implementare
Hai să înțelegem mai bine prin ce se diferențiază aceste 4 categorii de timp:
1. Timp de Management:
Activități precum ședințe, apeluri, prezentări, gestionarea emailurilor și a echipei. Esențial, dar poate crea iluzia de mișcare fără progres real.
»» Exemplu:
O zi plină de ședințe back-to-back, fără timp pentru activități creative sau strategice.
2. Timp de Creație:
Activități precum scrisul, programarea, construitul de prototipuri, pregătirea proiectelor. Aici se găsește progresul real și inovația.
»» Exemplu:
Un programator care are o zi întreagă dedicată scrierii de cod pentru un proiect important.
3. Timp pentru Absorbit:
Activități precum cititul, ascultatul, studiul. Aici se plantează semințele pentru idei noi și creștere.
»» Exemplu:
Un antreprenor care dedică o oră în fiecare dimineață citirii unei cărți relevante pentru domeniul său.
4. Timp pentru generat și distilat idei:
Activități precum brainstorming, journaling, plimbatul, auto-reflecția. Aici se cultivă gândirea creativă și non-liniară.
»» Exemplu:
Un manager care își rezervă o după-amiază pe săptămână pentru a analiza strategia companiei și a genera idei noi.
Pasul următor este să îți analizezi calendarul și să vezi cât timp aloci pentru fiecare tip de activitate.
E posibil să ai multe activități de management și prea puține pentru Creație, Studiu și Generat Idei.
O soluție simplă este să folosești coduri de culoare pentru a observa mai ușor în ce categorie ești în fiecare moment al zilei.
Așa că, poți începe de azi sau mâine, să codifici în culori distincte activitățile din fiecare zi
Poți folosi următoarele culori – sau altele cu care rezonezi mai bine:
Roșu: Management
Verde: Creație
Albastru: Consum
Galben: Ideație
Hai… colorează-ți calendarul!
Îți arăt aici, concret, ce poți să faci pentru a implementa această abordare:
1. Fă un audit al timpului tău.
Analizează-ți calendarul și codifică fiecare activitate în funcție de cele 4 tipuri de timp.
2. Grupează activitățile de Management.
Creează intervale dedicate pentru email, ședințe, apeluri. Evită dispersia.
3. Mărește timpul de Creație.
Blochează în calendar ferestre distincte pentru activități creative. Respectă-le cu sfințenie.
4. Programează săptămânal timp pentru Educație și Evoluție.
Citește, ascultă, învață. Alimentează-ți mintea cu idei noi.
5. Alocă săptămânal timp pentru Ideație.
Gândește, analizează, lasă ideile să polenizeze între ele. Lasă-ți mintea să exploreze.
6. Fii consecvent.
Respectă-ți angajamentele față de tine însuți. Transformă noile obiceiuri în rutine.
Sustenabilitate
Iar dacă implementezi și observi cât de bine îți face acest sistem… următoarea întrebare devine…
Cum poți menține acest sistem pe termen lung? Iată 4 elemente cheie:
1. Revizuiește periodic.
Analizează-ți progresul lunar. Fă ajustări unde e nevoie. Celebrează reușitele.
2. Implică-ți echipa.
Împărtășește-ți abordarea cu colegii. Încurajează-i să adopte aceleași principii. Creează o cultură a productivității. Începeți să lucrați în sincron împreună
3. Automatizează ce poți.
Folosește instrumente și aplicații care să te ajute să-ți gestionezi timpul. Simplifică procesele repetitive. Ieși din management și migrează către creație-educație-ideație.
4. Fii blând cu tine.
Acceptă că vor exista zile imperfecte. Nu renunța după un hop. Perseverența este cea care te va duce departe.
Găsirea echilibrului optim între cele patru tipuri de timp profesional este o călătorie, nu o destinație.
Necesită efort și angajament, dar recompensele sunt pe măsură.
Merită să îi dai o șansă adevărată acestui sistem.
Pentru că, așa cum spunea Benjamin Franklin, “timpul pierdut nu se mai întoarce niciodată”.
În funcție de cum îți investești timpul – o să culegi și roadele.
Îți doresc să culegi roade bogate… zilnic!!
Be a 5AM HERO!
Dan-the-Systems-Designer
