“Toata lumea are nevoie de termene limita. Chiar si castorii… trandavesc intreaga vara, dar cand sunt pusi in fata termenului limita al iernii, muncesc precum niste furii. Daca nu am avea termene limita, am stagna.” (Walt Disney)

Sunt termenele limita necesare?… Cu siguranta DA!

Functioneaza termenele limita de fiecare data? … Cu siguranta NU!

In acest mini-articol mi-am propus sa iti aduc mai multa claritate legata de urmatoarele aspecte:

1. Cand e necesar sa ai termene limita (ale tale si in relatie cu altii)

2. Reteta garantata ca termenele limita sa NU functioneze

3. Modul corect de a seta termene limita (strategie si exemple)

Si acum hai sa incepem cu primul punct:

Cand e necesar sa ai termene limita?

Cred ca raspunsul la intrebarea asta e surprins excelent in zicerea asta:

“Daca ai de scris o scrisoare, iti va lua toata ziua. Daca ai de scris 100 de scrisori… probabil le vei termina in aceeasi zi”.

sau… in raspunsul la intrebarea asta:

“Care este cea mai productiva zi din an?”

Raspuns: ultima zi inainte de concediu!

De ce? Pentru ca *trebuie* sa termini tot ce ai inceput si nu ai alternativa…
(daca ai cui sa delegi, ar fi bine sa ii dai tot ce are nevoie sa faca o treaba decenta in lipsa ta… asa ca, pana la urma tot *trebuie* sa lasi lucrurile in ordine)

Concret, este necesar sa iti setezi propriile termene limita atunci cand:

– Ai nevoie sa te disciplinezi si stii ca fara un termen fix nu te-ai mai apuca niciodata de acel lucru
(ex: vrei sa slabesti 5 kg ca sa arati bine in rochia de nasa/ costumul de nas, iar termenul e evident data nuntii)

– Alti oameni depind de tine si faptul ca nu tu livrezi la timp, ii tine pe ei in loc:
(ex: managerii se intalnesc si discuta cifrele trimestriale iar tu ai de facut raportul/prezentarea. Fara munca ta livrata la timp, sedinta este inutila)

– Vrei sa obtii rezultate mai bune intr-o perioada mai scurta de timp, pentru ca te forteaza sa iti concentrezi resursele mai bine. Poti adauga si “ceva de pierdut” pentru a ridica miza.
(ex: iti iei un angajament fata de manager sa cresti vanzarile cu 25% in urmatoarea luna sau esti de acord sa iti diminueze salariul cu 25%)

Sa iti setezi propriile termene limita e usor si greu in acelasi timp.

E usor pentru ca tu esti cel care decide, insa este greu pentru ca ai tentatia de a te supraevalua sau subevalua.

Gestiunea propriei performante este dependenta de o perioada de monitorizare in care iti dai termene si le evaluezi constant. Auto-observarea este cheia performantei pe termen lung.

In relatie cu ceilalti, exista reguli care incalcate, duc la nerespectarea termenelor in proportie de aproape 100%.

Hai sa vedem cand NU functioneaza termenele limita:

– Nu functioneaza atunci cand se pot amana.
Sunt ineficiente cand nu exista o durere mai mare a termenului limita depasit decat placerea pe termen scurt a amanarii.
Poti amana cat vrei tu, insa in ultima zi a lunii se trage linie si se masoara rezultatele. Daca ai crescut vanzarile cu 25% iti iei bonusul aferent, daca nu, esti penalizat cu 25% din salar.

– Nu functioneaza atunci cand nu se stiu consecintele clare ale nelivrarii.
E prea putin relevant faptul ca seful se enerveaza, tipa sau bate cu pumnul in masa. Asta e o consecinta neclara. O consecinta clara ar fi penalizari masurate in bani, ore suplimentare lucrate, mustrari scrise, etc.

– Nu functioneaza atunci cand termenele sunt doar vorbite si nu scrise. Stii vorba aia: “vorbim impreuna si ne intelegem separat”? Despre asta e vorba. Nu e sanatos nici pentru business, nici pentru relatie, ca fiecare sa inteleaga ce vrea dintr-o conversatie. De aceea, doar ce e scris poate fi luat ca si referinta verificabila la o data ulterioara.

– Nu functioneaza atunci cand stii doar tu de acel termen si nimeni altcineva.
Degeaba esti sef de departament si primesti un audit de calitate in cateva zile, dar esti singurul care stie despre asta. Daca nu iti anunti subordonatii sa pregateasca din timp documentatia necesara, e posibil ca ei sa nu mai poata livra ce ai tu nevoie la timp.

– Nu functioneaza cand termenul e artificial setat.
Cand termenul limita e vazut ca fiind necorelat cu realitatea, produce un efect de dez-angajare si de-motivare. Poate fi cazul in care vrei sa contactezi un client nou, stabilesti o intalnire si ii ceri asistentei tale sa pregateasca toata documentatia necesara pana la finalul zilei, desi intalnirea e peste 4 saptamani.

Nu functioneaza cand nu ia in calcul celelalte proiecte concurente pe acealeasi resurse (timp, energie, bani, etc.)
E cazul cu seful care isi incarca un subordonat care nu poate spune “Nu” si considera ca daca i-a dat un lucru de facut intr-un timp fezabil. Acest aspect are potentialul de dezastru cel mai mare pentru ca, e o bomba cu ceas… ca manager te bazezi pe o resursa care e supraexploatata si care cu siguranta nu va livra promisiunile facute.

Exista insa speranta 🙂

Hai sa vedem care e o strategie buna de a seta termene limita in relatie cu altii:

1. Analizeaza pe ce loc in ierarhia de prioritati e activitatea pe care vrei sa o realizezi.
E o mare diferenta daca e pe locul 1 sau pe locul 4. Daca e locul 1 iti vei reconfigura toata agenda, daca e pe locul 4 ii vei gasi loc printre cele deja setate.

2. Estimeaza timpul necesar completarii activitatii
Sunt doua perspective diferite aici:
a) ai mai facut acea activitate (sau una similara) si poti estima cu acuratete timpul necesar
b) este prima data cand executi activitatea si ai multe variabile de luat in calcul. Experienta mea imi spune ca un task nou poate dura si de pana la 2x mai mult decat estimat. Asa ca aloca-i suficient timp, insa tine cont si de principiul de la pasul anterior.

3. Verifica in detaliu ca presupunerile pe care le faci sunt corecte (mai ales daca esti in situatia 2b)
Acest pas are potentialul de a te feri de dezastre.
Ceea ce crezi ca e adevarat… chiar este adevarat?
Cateva presupuneri care ar putea fi gresite… cu impact semnificativ…
– curierul lucreaza si sambata
– Mihai poate sta peste program sa termine oferta pentru maine dimineata
– clientul “x” va plati factura azi si voi putea plati salariile … si asa mai departe

4. Stabileste clar -in scris- ziua si ora livrarii
Daca este o comunicare la distanta, cere confirmarea intelegerii pe email sau sms. In orice caz, ai nevoie de “urme” ca acea intelegere a avut loc si a fost agreata in acea forma.

5. Stabileste clar -in scris- consecintele nerespectarii momentului de livrare
Contractele de obicei au clauze care trateaza intarzierile, tocmai pentru a se proteja impotriva neprevazutului. La fel, eu cred ca e normal sa existe astfel de intelegeri si intre oameni, nu doar intre entitati.
De ce cred asta?
Pentru ca firma pierde din intarzierile tranzactiilor interne si atunci e normal ca pierderea sa fie impartita si cu cel/cei care au cauzat acest fapt.

6. Dupa ce tranzactia s-a finalizat, evalueaza si invata-ti lectiile ca sa nu repeti greselile si sa duplici ceea ce a mers bine.
Cum spuneam mai sus, performanta si excelenta sunt de fapt rezultatul auto-observarii si imbunatatirii continue, asa ca da-ti sansa sa devii din ce in ce mai bun la ceea ce faci!

Sa iti dau acum un exemplu pe care il trec prin cei 6 pasi:

Activitate: De redactat bugetul previzionat de vanzari pe trimestrul 3

1. Nivel de prioritate: 3
(nivelul 1 – 2 intalniri de vanzari deja stabilite, nivelul 2 – supervizarea livrarii primei comenzi pentru un client nou)

2. Timp estimat: 2 ore
(bugetul pe trimestrul 2 a fost facut in 90 de minute, deci imi iau si o marja)

3. Presupuneri de verificat:
– ce sanse sunt ca intalnirile de vanzari (cu drumul aferent) sa dureze mai mult decat timpul estimat?
– cat timp suplimentar pot sa aloc supervizarii primei livrari in cazul in care sunt probleme? Voi limita timpul alocat acelei prime livrari sau imi voi lua cat timp e necesar?
– care e probabilitatea (istoric vorbind) sa apara alte urgente care sa fie deasupra prioritatii 3 la care vreau sa lucrez?
… etc

4. Termen de livrare: azi pana la ora 18:00

5. Consecinta nerespectarii: 10% penalizare din salariu

6. Evaluare: (de facut dupa trecerea termenului limita)

Acesta a fost un exemplu in care ti-a fost delegata o activitate, insa principiile sunt identice si atunci cand tu esti cel care delega.

Principiile descrise aici te vor ajuta sa iei presiunea de pe relatiile personale cu colegii (stres, nervi, frustrari) si sa obtii relatii profesionale corecte si predictibile.

Cand lucrurile sunt clare de la inceput si fiecare stie care e miza si costul aferent, nu mai pot fi invocate neintelegeri… si asta mentine sanatoase relatiile personale la locul de munca.

Cu practica, vine si experienta de a estima tot mai precis termenele, asa ca iti urez sa culegi roadele unei planificari corecte a termenelor limita atat a celor pe care ti le setezi pentru tine, cat si a celor pe care le dai altora.