[Contra-intuitiv] Productivitate prin Eliminare
Dan Luca
8 mai, 2021

Diverse experimente arată că avem o tendință naturală de a adăuga, în loc de a elimina, pentru a îmbunătăți ceva, fie că e vorba de educație, afaceri, planuri de călătorii sau activități artistice. 

Cu cât e mai mult, cu atât mai bine!… Oare?!?…  

Există adesea valoare în soluțiile aditive, dar trebuie să conștientizam și că, de multe ori, less is more – mai puțin, înseamnă mai mult.

Credința oamenilor “mai mult, mai bine!” este folosită cu prisosință în strategiile de marketing. 

Din păcate, acest lucru are efecte devastatoare pe multiple planuri. 

Știai că un român aruncă 129 de kilograme de mâncare pe an, în medie? 

Știai că, la nivel global, mai puțin de 1% din haine sunt reciclate și că 87% sunt incinerate sau ajung în gropile de gunoi? (3)

Același principiu – less is more – se aplică și când vine vorba de productivitate. În loc să faci mai mult, faci mai puțin dar esențial, cu o valoare adăugată mai mare. 

Adică productivitate prin eliminare. 

Ai încercat vreodată să îți contabilizezi ziua de lucru? 

Cât timp muncești efectiv? 

Cât timp muncești eficient? 

Cât de des ești întrerupt din starea de flow de alte persoane sau de notificările telefonului? 

Cât stai pe rețelele sociale sau pe site-urile de știri?  

Când vei face asta, s-ar putea să ai parte de o mare surpriză! 

Și anume, să descoperi că din 8-10 ore de lucru, tu de fapt muncești doar 4-5 ore. Și atunci, n-ai cum să nu te întrebi: Nu mai bine aș munci 4-5 ore, în mod continuu, cu mici pauze și restul timpului l-aș aloca familiei, prietenilor, mie însumi?

Nu mă îndoiesc de faptul că îți dorești să fii productiv. De asta și citești acest articol! Hai să reflectăm puțin la ce înseamnă să fii productiv…

Să fii productiv înseamnă să creezi în mod eficient valoare – să identifici cele mai bune căi și instrumente pentru a rezolva problemele apărute, să îți organizezi munca pentru a nu pierde timp inutil, să anticipezi posibile obstacole și să identifici soluții eficiente, să fii concentrat și să intri în starea de flow, să faci lucruri efectiv nu doar să te gândești la ceea ce ți-ai dori să faci.

Să fii productiv NU înseamnă să muncești 10h/zi, 6 zile/săptămână, 350 de zile/an!… asta e rețeta sigură pentru a ajunge la burnout! 

Da, știu, în societatea noastră se consideră adesea că trebuie să muncești din greu, mult, pentru a crea valoare; totuși, pe patul de moarte oamenii nu regretă niciodată că nu au muncit suficient, ci faptul că nu au petrecut mai mult timp cu cei dragi sau că nu au făcut o prioritate din fericirea personală. 

Astăzi, să muncești din greu e aproape inutil, având în vedere tehnologia de care dispunem, ușurința cu care putem delega diverse sarcini, la costuri chiar mai mici decât dacă le-am face noi.

Dar, ce e și mai important – când ești odihnit, relaxat, concentrat, poți realiza în 4h ceea ce ai fi realizat în 10h, în condiții opuse! 

Ți s-a întâmplat vreodată, din cauza oboselii și stresului, să nu verifici aspecte de bază sau să înțelegi greșit un task și să-ți dai seama după câteva ore că ai muncit degeaba? 

Ai des impresia că trece timpul incredibil de repede și nu apuci să faci mai nimic? Ești tot timpul stresat, nervos, obosit? Nimic nu-ți iese cum trebuie? 

Ți s-a întâmplat vreodată să nu reușești să duci la bun sfârșit proiectul la care ai lucrat luni de zile, căci ai cedat psihic și fizic chiar pe ultima sută de metri?

Dacă ai răspuns DA la cel puțin una dintre aceste întrebări, urmează principiile productivității prin eliminare și viața ta se va schimba! 

Iată 3 acțiuni concrete pe care le poți implementa chiar de mâine:

  1. Micșorează ziua de lucru prin programarea unui interval orar în care să nu ai parte de întreruperi.

Leslie Perlow a inventat termenul “foamea de timp” pentru a numi sentimentul de a avea mai multe de făcut decât ai timp să o faci. 

Perlow a studiat timp de 9 luni obiceiurile de lucru ale unui grup de ingineri software, urmărindu-le din umbră activitatea la birou, intervievându-i și aplicând diverse chestionare. 

Echipa avea o sarcină foarte ambițioasă și un deadline cam irealist, astfel că o presiune constantă plutea mereu deasupra lor, ca un nor negru ce anunță furtuna. Inginerii munceau efectiv doar câteva ore pe zi, deși stăteau 10h la birou și mai munceau și acasă în weekend, nu pentru că li se impunea, ci pentru că doar așa simțeau că reușesc să se apropie cât de cât de obiectiv. 

Ce făceau în restul timpului? 

Erau întrerupți din muncă des de către colegi și aveau și activități interactive în care discutau despre proiect. Inginerii apreciau aceste întreruperi și activități interactive, dar nu conștientizau că modul în care acestea se petrec le afectează productivitatea. 

Soluția identificată: programarea timpului de lucru neîntreput în intervalele orare preferate de ingineri. 

Rezultatul? 

Inginerii au raportat că productivitatea a crescut cu 65% când munca neîntreruptă a fost programată în intervalul de timp 3-6 pm.

Ce învățăminte extragem din acest studiu? 

Fiecare are un interval orar ideal pentru a munci, în care simte că nivelul de concentrare e maxim. 

Pentru unii poate fi după-amiaza și seara, pentru alții dimineața devreme. 

Pentru mulți dintre noi, intervalul orar ideal este 5-9 a.m., deoarece după ora 9  încep telefoanele, e-mailurile, cerințele familiei sau ale colegilor de birou. Dacă lucrezi la birou și ești nevoit să respecți programul de lucru clasic, soluția este să identifici un loc separat, liniștit, pe platoul de muncă și să îți anunți colegii și supervizorul că timp de câteva ore nu vrei să fii întrerupt. 

Întreruperile sunt bune atunci când efectuezi o muncă de rutină, plictisitoare, căci îți dau un boost de energie, însă atunci când ai de realizat sarcini dificile, întreruperile se dovedesc a fi moartea productivității.

  1. Mai puține taskuri, mai multe realizări!

Așadar, când muncești din greu, nu înseamnă neapărat că muncești și bine sau eficient! 

Munca inteligentă este modalitatea de a atinge valoarea maximă pentru timpul investit. A munci inteligent înseamnă să-ți iei timp pentru a planifica și prioritiza, să ai intervale de lucru neîntrerupte și să iei pauze pentru a-ți maximiza eficiența. 

A lucra din greu + inteligent, îți oferă cele mai bune rezultate. “Din greu” însemnând să fii concentrat 100% pe ceea ce faci, să te străduiești să îți atingi potențialul, ieșind din zona de confort (dar nu atât de mult încât să te epuizeze sau decurajeze).

Ai 10 lucruri de făcut azi? Ești conștient că nu le poți face pe toate. Sau că nu le poți face bine pe toate. Și ce faci? Te stresezi, devii anxios, amâni.

Soluția? Prioritizarea! 

Care sunt cele mai importante taskuri? Sunt cu adevarat importante? Îți aduc valoare, recompense? Care sunt acele taskuri ce odată rezolvate antrenează după sine rezolvarea parțială a altor taskuri?

Ideal ar fi că taskurile prioritare, dificile, să fie rezolvate în intervalul de lucru neîntrerupt pe care ți l-ai alocat zilnic.

  1. Scade 1 zi din săptămâna de lucru!

Cum!? După ce că am atât de multe de făcut, să-mi mai și iau o zi liberă? 

Da, știu, e contraintuitiv! 

După cum spuneam și în introducerea acestui articol, suntem înclinați să găsim soluții aditive – să tot adaugăm ceva în plus. 

Microsoft se numără printre marile companii care au testat deja aceasta idee; productivitatea a crescut cu 40% și s-au făcut și economii la energia consumată în spațiile de birouri. 

De asemenea, guvernul spaniol a luat decizia, incredibilă poate pentru unii, de a aloca 50 de milioane de euro pentru un program național întins pe trei ani de zile, prin care 200 de firme să testeze săptămâna de lucru de 4 zile. 

Dacă implementezi cu succes primele 2 puncte, cu siguranță vei reuși să-ți scurtezi și tu săptămâna de lucru! Și vei bifa chiar mai multe sarcini! Ca să nu mai vorbim de faptul că vei obține un echilibru între muncă și familie și mai mult timp pentru tine.

Sunt multe lucruri pe care le poți face pentru a fi mai productiv. Acestea sunt doar 3 dintre ele! 

Probabil că acum ești tentat să încerci mai multe strategii deodată! 

Nu uita, “less is more”! 

Dacă în prezent nu implementezi nicio strategie, testează aceste metode de productivitate prin eliminare! 

Dacă deja ai în tolbă câteva metode ce funcționează, alege doar 1 strategie din cele de mai sus și vezi dacă îți aduce un plus de valoare!

===

Hai in Grupul Privat de Facebook rezervat curajoșilor care vor să facă schimbări prin obiceiuri productive și sisteme testate…

… vei găsi aici resurse și oportunități pe care nu le mai ofer nicăieri altundeva!

Click pe link, răspunde la două întrebări și devino membru chiar de AZI!

5AM Club Group

Ne vedem acolo!