“Nu e suficient să fii ocupat.
Întrebarea e: ești ocupat făcând CE??”
-Henry David Thoreau
Transformare
Când conduci o echipă, când ești freelancer sau antreprenor de tipul “one-man show” organizarea eficientă și un bun management al timpului sunt esențiale.
Din păcate, mulți lucrează în „modul reactiv”, răspunzând la e-mailuri, mesaje pe Whatsapp, telefoane și diverse solicitări de îndată ce acestea apar.
Întreruperile îți omoară productivitatea.
La finalul zilei te simți epuizat și nemulțumit că a mai trecut o zi în care n-ai făcut mare lucru
Implementare
1.Esențial pentru o productivitate crescută: Time Blocking
Unul dintre primele lucruri pe care le poți face pentru a-ți crește productivitatea este să te obișnuiești să îți împărțiți ziua în blocuri de timp pentru fiecare categorie de taskuri.
De exemplu, ziua de lucru a unui manager care primește solicitări din multe părți s-ar putea desfășura așa:
- Realizare sarcini esențiale (planificări, rapoarte) (2 h)
- Pauză (30 minute).
- E-mailuri și telefoane (40 min)
- Pauză (15 minute)
- Ședință (40 min)
- Pauză (15 minute)
- Realizare sarcini esențiale II (analize, evaluări) (1,5 h)
- Pauză (30 minute)
- E-mailuri și telefoane (40 min)
Iar ziua de lucru a unui freelancer s-ar putea desfășura așa:
- Realizare sarcini esențiale (2 h)
- Pauză (30 minute)
- Răspuns la e-mailuri și telefoane (30-40 min)
- Pauză (1h)
- Realizare sarcini esențiale (1,5 h)
- Pauză (15 minute)
- E-mailuri și telefoane (30-40 min)
- Pauză (15 minute)
- Realizare sarcini esențiale (1h)
Vei vedea că prin această strategie vei realiza într-o zi cât în 2-3 zile în modul reactiv.
Este esențial ca în blocurile de timp alocate sarcinilor esențiale să reziști tentației de a-ți verifica e-mailul sau telefonul.
Desigur, telefonul ar trebui să fie pus pe silențios, eventual într-un sertar sau în altă cameră. Și toate notificările de pe calculator oprite.
De asemenea, dacă lucrezi la birou, colegii tăi să știe că nu te pot deranja în anumite intervale de timp.
Atenție, în timpul alocat e-mailurilor, poți cădea în capcana de a realiza micro-taskuri.
Când ți se cere prin e-mail un raport, chiar dacă durează 15-20 de minute să îl faci, îl notezi în taskuri și răspunzi la e-mail transmițând o dată și o oră estimată de livrare.
Doar în blocul de timp alocat sarcinilor te vei ocupa de acel raport.
Poate că ai observat că n-am menționat nimic legat de rețelele sociale.
Îți recomand să le aloci timp în afara programului, în cadrul rutinei de dimineață sau de seară. E foarte ușor să rămâi “blocat” în lumea virtuală o bună perioadă de timp și să îți pierzi cheful de muncă pentru acea zi.
În timp ce alergi sau îți faci plimbarea, poți asculta un podcast, iar la cafeaua de dimineață îți poți verifica timp de 20-30 min conturile.
Te vei convinge după câteva zile că nu ratezi nimic important.
După ce îți vei împărți zilele de lucru în blocuri de timp, vei observa că, pe lângă o productivitate dublă sau chiar triplă, vei avea parte și de alte beneficii:
- vei fi mai odihnit;
- vei fi mai puțin stresat;
- vei avea mai multă satisfacție la locul de muncă;
- vei fi mai motivat;
- vei realiza mai puține greșeli;
- vei primi mai des feedback pozitiv din partea colegilor / colaboratorilor / clienților;
- vei avea mai mult timp liber.
Primele zile vor fi mai grele.
E foarte posibil să te abați de la plan.
Nu te descuraja!
Perseverează și vei vedea că te vei obișnui curând cu noul program.
2.Upgrade pentru Ultra – Productivitate – MEGA Day
Când ai un proiect complex, creativ și consumator de timp, iar programul nu-ți permite să-ți atingi potențialul maxim, optează pentru o “Mega-Zi de Lucru”.
O dată pe săptămână, la două săptămâni sau o dată pe lună, rezervă-ți o zi întreagă doar pentru acel proiect.
Lui Nate Klemp (autor de bestsellers) i-a venit această idee într-o perioadă foarte aglomerată, când începea să scrie la o nouă carte, se ocupa simultan de propria afacere și scria rubrici săptămânale pentru Inc.
În fiecare săptămână, și-a rezervat o zi întreagă de muncă profundă, concentrată, neîntreruptă, pentru prioritatea din acel moment. Într-o “Mega-Zi” obținea cât într-o săptămână de muncă.
Iată cum să profiți la maximum de “Zilele Mega” în 7 pași:
- Deși Nate și-a rezervat o mega-zi pe săptămână, ar fi mai sigur să începi cu o zi o dată la două săptămâni sau o zi pe lună, pentru a nu te epuiza.
- Rezervă-ți ziua în avans și anunță-ți clienții, colaboratorii, chiar și familia că în acele zile nu vei fi disponibil.
- S-ar putea să preferi o zi din weekend pentru a nu fi asaltat de îngrijorări legate de muncă. În acest caz, îți recomand să iei în acea săptămână o zi liberă, pentru că weekendul scurt se va resimți în săptămâna care urmează. Vineri, de regulă, este ziua potrivită, deoarece toată lumea e cu gândul la weekend și rar apar situații ce-ți necesită atenția.
- Asigură-te că vei avea tot ce îți trebuie pentru acea zi, fie că e vorba de informații sau diverse instrumente / materiale.
- Dacă lucrezi la calculator, salvează-ți informațiile și documentele de care ai nevoie offline și oprește internetul pentru a nu fi tentat să îți verifici e-mailul sau rețelele sociale.
- Ia pauze pentru a-ți elibera mintea. Însă, pauzele să nu includă navigarea pe internet. Ai putea, de exemplu, să îți bei ceaiul pe balcon / în grădină, admirând împrejurimile sau să faci exerciții fizice ușoare.
- Creează-ți un playlist cu muzică de concentrare.
Sustenabilitate
Testează o perioadă planificarea zilelor de lucru în blocuri de timp și de-abia apoi integrează o mega-zi de lucru pentru proiectele speciale.
Planificarea zilelor în blocuri de timp îți va dezvolta disciplina, capacitatea de concentrare, capacitatea de a rezista tentațiilor.
Înarmat cu aceste noi obiceiuri, productivitatea ta va fi complet diferită!
Spor și bucurie în toate!
Be a 5AM Hero!
Dan-Designer-de-Sisteme-pentru-Viață-și-Business
