“Toată lumea are nevoie de termene limită. Chiar și castorii… trândăvesc întreaga vară, dar când sunt puși în fața termenului limită al iernii, muncesc precum niște apucați. Dacă nu am avea termene limită, am stagna.”
-Walt Disney
Sunt termenele limita necesare?… Cu siguranță DA!
Funcționează termenele limita de fiecare dată? … Cu siguranță NU!
Mi-am propus să îți aduc mai multă claritate legată de următoarele aspecte:
1. Când e necesar să ai termene limita (ale tale și în relație cu alții)
2. Rețeta garantată că termenele limită să NU funcționeze
3. Modul corect de a seta termene limită (strategie și exemple)
Transformare
Și acum hai să începem cu primul punct:
Când e necesar să ai termene limită?
Răspunsul la întrebarea asta e surprins excelent în zicerea asta:
“Dacă ai de scris o scrisoare, îți va lua toată ziua. Dacă ai de scris 100 de scrisori… probabil le vei termină în aceeași zi”.
sau… în răspunsul la întrebarea asta:
“Care este cea mai productivă zi din an?”
Răspuns: ultima zi înainte de concediu!
De ce? Pentru că trebuie să termini tot ce ai început și nu ai alternativă…
(dacă ai cui să delegi, ar fi bine să îi dai tot ce are nevoie să facă o treaba decentă în lipsa ta… așa că, până la urmă tot trebuie să lași lucrurile în ordine)
Concret, este necesar să îți setezi propriile termene limita atunci când:
– Ai nevoie să te disciplinezi și știi că fără un termen fix nu te-ai mai apucă niciodată de acel lucru
(ex: vrei să slăbeșți 5 kg că să arăți bine în rochia de nașă/ costumul de naș, iar termenul e evident data nunții)
– Alți oameni depind de ține și faptul că nu tu livrezi la timp, îi ține pe ei în loc:
(ex: managerii se întâlnesc și discuta cifrele trimestriale iar tu ai de făcut raportul/prezentarea. Fără muncă ta livrată la timp, ședința este inutilă)
– Vrei să obțîi rezultate mai bune într-o perioada mai scurtă de timp, pentru că te forțează să îți concentrezi resursele mai bine. Poți adaugă și “ceva de pierdut” pentru a ridică miza.
(ex: îți iei un angajament față de manager să creșți vânzările cu 25% în următoarea luna sau eșți de acord să îți diminueze salariul cu 25% dacă nu se întâmplă)
Să îți setezi propriile termene limita e ușor și greu în același timp.
E ușor pentru că tu eșți cel care decide, însă este greu pentru că ai tentația de a te supraevalua sau subevalua.
Gestiunea propriei performanțe este dependentă de o perioada de monitorizare în care îți dai termene și le evaluezi constant.
Auto-observarea este cheia performanței pe termen lung.
În relație cu ceilalți, există reguli care încălcate, duc la nerespectarea termenelor în proporție de aproape 100%.
Implementare
Hai să vedem când NU funcționează termenele limita:
– Nu funcționează atunci când termenele se pot amâna.
Sunt ineficiente când nu există o durere mai mare a termenului limita depășit decât plăcerea pe termen scurt a amânării.
Poți amână cât vrei tu, însă în ultima zi a lunii se trage linie și se măsoară rezultatele.
Dacă ai crescut vânzările cu 25% îți iei bonusul aferent, dacă nu, eșți penalizat cu 25% din salar. Dacă doar ai beneficia de 25% în plus, e foarte probabil să nu te omori cu firea.
– Nu funcționează atunci când nu se știu consecințele clare ale nelivrarii.
E prea puțîn relevant faptul că șeful se enervează, țipă sau bate cu pumnul în masă.
Asta e o consecință neclară.
O consecință clară ar fi penalizări măsurate în bani, ore suplimentare, mustrări scrise, etc.
– Nu funcționează atunci când termenele sunt doar vorbite și nu scrise.
Știi vorba aia: “vorbim împreună și ne înțelegem separat”? Despre asta e vorba.
Nu e sănătos nici pentru business, nici pentru relație, că fiecare să înțeleagă ce vrea dintr-o conversație.
De aceea, doar ce e scris poate fi luat că și referință verificabilă la o dată ulterioară.
– Nu funcționează atunci când știi doar tu de acel termen și nimeni altcineva.
Degeaba eșți șef de departament și primeșți un audit de calitate în câteva zile, dar eșți singurul care știe despre asta.
Dacă nu îți anunți subordonații să pregătească din timp documentația necesară, e posibil că ei să nu mai poată livra ce ai tu nevoie la timp.
– Nu funcționează când termenul e artificial setat.
Când termenul limita e văzut că fiind necorelat cu realitatea, produce un efect de dez-angajare și de-motivare.
Poate fi cazul în care vrei să contactezi un client nou, stabileșți o întâlnire și îi ceri asistenței tale să pregătească toată documentația necesară până la finalul zilei, deși întâlnirea e peste 4 săptămâni.
– Nu funcționează când nu ia în calcul celelalte proiecte concurente pe același resurse (timp, energie, bani, etc.)
E cazul cu șeful care își încarcă un subordonat care nu poate spune “Nu” și consideră că dacă i-a dat un lucru de făcut, e și fezabil.
Acest aspect are potențialul de dezastru cel mai mare pentru că e o bombă cu ceas… că manager te bazezi pe o resursă care e supra-exploatată și care cu siguranță nu va livra promisiunile făcute.
Există însă speranța!
Hai să vedem care e o strategie bună de a seta termene limita în relație cu alții:
1. Analizează pe ce loc în ierarhia de priorități e activitatea pe care vrei să o realizezi.
E o mare diferența dacă e pe locul 1 sau pe locul 4. Dacă e locul 1 îți vei reconfigura toată agenda, dacă e pe locul 4 îi vei găsi loc printre cele deja setate.
2. Estimează timpul necesar completării activității
Sunt două perspective diferite aici:
a) ai mai făcut acea activitate (sau una similară) și poți estima cu acuratețe timpul necesar
b) este prima dată și ai multe variabile de luat în calcul. Experiență mea îmi spune că un task nou poate dura și de până la 2.5x mai mult decât estimat. Așa că alocă-i suficient timp, însă ține cont și de principiul de la pasul anterior.
3. Verifică în detaliu că presupunerile pe care le faci sunt corecte (mai ales dacă eșți în situația 2b)
Acest pas are potențialul de a te feri de dezastre.
Ceea ce crezi că e adevărat… chiar este?
Câteva presupuneri care ar putea fi greșite… cu impact semnificativ…
– curierul lucrează și sâmbătă
– Mihai poate stă peste program să termine oferta pentru mâine dimineață
– clientul “x” va plăti factura azi și voi putea plăti salariile … și așa mai departe
4. Stabilește clar -în scris- ziua și ora livrării
Dacă este o comunicare la distanță, cere confirmarea înțelegerii pe email sau sms.
În orice caz, ai nevoie de “urme” că acea înțelegere a avut loc și a fost agreată în acea formă.
5. Stabilește clar -în scris- consecințele nerespectării momentului de livrare
Contractele de obicei au clauze care tratează întârzierile, tocmai pentru a se proteja împotriva neprevăzutului.
La fel, eu cred că e normal să existe astfel de înțelegeri și între oameni, nu doar între entități.
De ce cred asta?
Pentru că firma pierde din întârzierile tranzacțiilor interne și atunci e normal ca pierderea să fie împărțită și cu cel/cei care au cauzat acest fapt.
6. După ce tranzacția s-a finalizat, evaluează și învață-ți lecțiile ca să nu repeți greșelile și să duplici ceea ce a mers bine.
Cum spuneam mai sus, performanța și excelența sunt de fapt rezultatul auto-observării și îmbunătățirii continue, așa că dă-ți șansa să devii din ce în ce mai bun la ceea ce faci!
Să îți dau acum un exemplu pe care îl trec prin cei 6 pași:
Activitate: De redactat buget previzionat de vânzări pe trimestrul 3
1. Nivel de prioritate: 3
– nivelul 1 – 2 întâlniri de vânzări deja stabilite, nivelul 2 – supervizarea livrării primei comenzi pentru un client nou)
2. Timp estimat: 2 ore
– bugetul pe trimestrul 2 a fost făcut în 90 de minute, deci îmi iau și o marjă)
3. Presupuneri de verificat:
– ce șanse sunt că întâlnirile de vânzări (cu drumul aferent) să dureze mai mult decât timpul estimat?
– cât timp suplimentar pot să aloc supervizării primei livrări în cazul în care sunt probleme? – voi limita timpul alocat acelei prime livrări sau îmi voi lua cât timp e necesar?
– care e probabilitatea (istoric vorbind) să apară alte urgențe care să fie deasupra priorității 3 la care vreau să lucrez? … etc
4. Termen de livrare:
– azi până la ora 18:00
5. Consecință nerespectării:
– 10% penalizare la salar
6. Evaluare:
– de făcut după trecerea termenului limită
Acesta a fost un exemplu în care ți-a fost delegată o activitate, însă principiile sunt identice și atunci când tu eșți cel care delegă.
Sustenabilitate
Principiile descrise aici te vor ajuta să iei presiunea de pe relațiile personale cu colegii (stres, nervi, frustrări) și să obții relații profesionale corecte și predictibile.
Când lucrurile sunt clare de la început și fiecare știe care e miza și costul aferent, nu mai pot fi invocate neînțelegeri… și asta menține sănătoase relațiile personale la locul de muncă.
Cu practică, vine și experiența de a estima tot mai precis termenele, așa că îți urez să culegi roadele unei planificări corecte a termenelor limită atât a celor pe care ți le setezi pentru ține, cât și a celor pe care le dai altora.
Acum e rândul tău!
- Ia o activitate pe care vrei să o realizezi azi și trece-o prin cei 6 pași.
- Ia o activitate pe care vrei să o delegi azi și trece-o prin cei 6 pași împreună cu persoană căreia îi delegi task-ul.
Elevează-ți nivelul de delegare pentru a genera rezultate mai bune în mod predictibil, dar și pentru a avea relații profesionale cu mai puține frustrări.
Be a 5AM HERO!
Dan-the-Systems-Designer
