„Greșelile grave nu vin din răspunsuri greșite. Vin din întrebări greșite.”
Peter Drucker
Transformare
Într-un sat de lângă mare, în Japonia anilor 1880, femeile țeseau bumbac.
Stăteau la războaie de lemn, cu amândouă mâinile ocupate, de dimineață până seara. Era muncă pe care o făceau pe lângă toate celelalte, pentru un ban în plus.
Un băiat de șaisprezece ani venea și se așeza pe prag. Nu ca să le ajute. Doar se uita.
S-a uitat la cum lucrau luni de zile.
Toată lumea din sat știa care e problema: munca era grea și femeile oboseau.
El a văzut altceva, ce a scăpat tuturor până atunci.
Din când în când, un fir se subția și ceda. Femeia nu avea cum să observe pe loc, fiindcă avea ochii pe mâini. Războiul continua să lucreze, iar pânza ieșea cu defect încă un metru, și încă unul.
La final se arunca toată bucata.
Nu oboseala lor era problema. Problema era că o greșeală mică rămânea nedescoperită prea mult timp.
Îl chema Sakichi Toyoda și era fiu de tâmplar.
Nu a construit un război de țesut mai rapid. A construit unul care se oprea singur în clipa în care un fir ceda.
În 1929 a vândut brevetul unei fabrici din Anglia, pe o sută de mii de lire. Cu banii aceia, fiul lui a deschis un atelier de automobile.
Pe fiu îl chema Kiichiro, iar atelierul se numește azi Toyota.
–
Toți din sat s-au oprit la primul răspuns, iar primul răspuns era adevărat. Femeile chiar oboseau.
Așa că întrebarea nu e dacă răspunsul tău e corect.
Întrebarea e ce mai există acolo, ceva mai adevărat, dar care se află la 2-3 niveluri mai în profunzime?
Implementare
Uite pașii ca să ieși din capcana răspunsului de suprafață care de fapt nu rezolvă cauza adevărată a problemei:
Pasul 1: Scrie problema și primul răspuns
Scrie pe foaie problema pe care o observi de obicei.
„Andrei întârzie mereu cu rapoartele.”
Dedesubt, primul răspuns care îți vine. Cel pe care îl ai de luni de zile.
„Nu e organizat.”
Scrie-l fără să-l corectezi. Nu-l ataci, doar îl scoți din cap pe hârtie ca să îți faci gândirea vizibilă.
–
Pasul 2: Întreabă „ce anume, exact?”
Nu „de ce”. „De ce” îți dă o teorie, iar la teorii ești foarte bun.
„Ce anume, exact?” te obligă să cobori la ceva ce poți vedea cu ochii.
Arată așa:
- Nu e organizat. → Ce anume, mai exact face sau nu face?
- Îmi trimite raportul joi seara, nu marți. → Ce anume, exact nu face bine?
- Îl începe miercuri, fiindcă marți primește datele de la contabilitate. → Ce anume, exact nu face bine?
- Contabilitatea îi trimite datele marți la 17:00, pentru că așa a fost stabilit acum doi ani.
Patru rânduri, și problema nu mai e un om neorganizat. E un diagnostic cu rădăcină clară și cu care poți lucra direct. .
–
Pasul 3: Caută locul în care greșeala rămâne nevăzută
Acesta e pasul pe care îl sare toată lumea.
Uită-te la ultimul rând și pune o singură întrebare: cât timp trece de la momentul în care lucrul o ia razna până în momentul în care află cineva?
La firul de bumbac erau zeci de metri de pânză.
La raportul lui Andrei sunt două zile.
La proiectul care se oprește, uneori sunt trei săptămâni.
Scrie cifra. Ore, zile sau săptămâni.
Aia e adevărata problemă, și de obicei e prima dată când o vezi scrisă.
–
Pasul 4: Pune un senzor care face oprirea automată
Aici se schimbă toată treaba, și nu cere efort, cere o singură decizie.
Nu-i cere omului să fie mai atent, și nu-ți cere ție să verifici mai des.
Amândouă se uzează în două săptămâni.
Pui un senzor care generează un semnal singur, în punctul pe care tocmai l-ai găsit:
- contabilitatea trimite datele luni la 12:00, nu marți la 17:00, și atât
- proiectul are un rând de stare în fiecare vineri, scris de omul care lucrează la el
- dacă marți seara nu e nimic pe hârtie, te sună el, nu-l cauți tu miercuri
Războiul de țesut nu a devenit mai deștept.
A primit doar un mecanism care declanșa alarma și oprea procesul de lucru greșit.
Și merită spus, fiindcă aici se pierd cei mai mulți: mecanismul nu cere disciplină de la nimeni.
Odată pus, lucrează și în săptămânile în care tu ești obosit, iar aia e singura probă că e un sistem, nu o dorință.
Sustenabilitate
Analizează o problemă pe lună, duminică seara, când îți faci planul săptămânii.
Douăzeci de minute.
Alegi problema după un singur criteriu: care e lucrul despre care am același răspuns de cel puțin trei luni.
Știi că e o problemă relevantă fiindcă primești același răspuns care nu s-a schimbat în ultimele trei luni și asta îți spune că e un răspuns de suprafață.
Întrebări de calibrare:
- La ce problemă dau același răspuns de peste trei luni?
- Unde, în ce fac eu, trece cel mai mult timp între greșeală și momentul în care o aflu?
- Ce verific eu manual acum și aș putea avea un senzor de alarmă care să funcționeze singur?
Primul răspuns e aproape întotdeauna adevărat, și tocmai de-aia te oprești la el.
Al doilea e cel care schimbă ceva, iar între ele stau patru întrebări pe o foaie și douăzeci de minute într-o duminică seara.
Gânditul în profunzime e cel mai dificil lucru de făcut. De aceea sunt atât de puțini oameni care îl practică.
Fii între acei oameni care EVITĂ să trăiască în realitatea asta: “noi muncim, noi nu gândim”
Rise & Shine!
Be a 5AM Hero!
Dan-Designer-de-Sisteme